Framtidens affärssystem – från reagera till agera

– Allt som kan förenklas kommer att förenklas, och allt som kan automatiseras kommer att automatiseras, säger Jonas Andersson. Han är vd på HerbertNathan & Co, som erbjuder oberoende rådgivning om it-system.

Framtidens affärssystem. Det var rubriken för Jonas Anderssons föredrag på Rexorgruppens användardag i Malmö den 24 maj. I samband med det fick nyhetsbrevet en pratstund med Jonas om skiftet från gammalt till nytt, och vad det innebär för företag och användare.

Det mesta är it – och it är överallt

Säg ordet it och många över 40 år tänker på 90-talets bubbla. Det var då ordet informationsteknik blev känt för en bredare allmänhet i Sverige. Sedan dess har mycket hänt. Ett sätt att sammanfatta den stora förändringen är att det mesta är it, och att it är överallt. 

– Google, Spotify, Instagram, Klarna, Netflix, Storytel, YouTube, Swish, Parkster. Dessa och många andra varumärken som på ett eller annat sätt bygger på informationsteknik har blivit en naturlig del av vår vardag, både på jobbet och fritiden, säger Jonas Andersson.

I många år var it synonymt med ett myller av funktioner. Den enskilde användaren förväntades att på egen hand förstå sammanhang och ta sig an olika utmaningar. 

– Dagens informationsteknik är tillgängligt, intuitivt och enkelt. Det handlar om att skala av och förenkla, och att du som användare blir vägledd genom arbetet.

Bakgrunden till förändringen är det som Jonas Andersson kallar utvecklingens två grundteser.

– Allt som kan förenklas kommer att förenklas, och allt som kan automatiseras kommer att automatiseras. Lägg till det att dessa förändringar ofta sker snabbare än vi tror.

Från transaktion till verksamhetsstöd

Bland förenklingarna inom ekonomiavdelningen kan nämnas E-fakturor, tolkning av leverantörsfakturor, avstämning av bokföring, automatiska kontroller av avvikelser och automatiska attestflöden.

En stor fördel med förenkling och automation är att behovet av kontroll och rättning minskar – något som frigör tid till analys. 

– Därmed går ekonomiavdelningen från att hantera företagets transaktioner till att bli ett proaktivt verksamhetsstöd. 

Molnet, mobilt och digitala hjälpredor

Den gamla tidens affärssystem hade fokus på utfall. Det innebar att användarna fick nöja sig med att konstatera vad som hade hänt. 

– Den nya tidens affärssystem fokuserar på vad som kommer att hända. Nu kan användarna lägga energin på att arbeta framåtriktat, och att agera i tid för att göra nödvändiga korrigeringar av företagets kurs.

Ett konkret resultat av automatiseringen inom affärssystem är att digitala assistenter tar över tråkiga och tidskrävande arbetsuppgifter samt ger förslag och rekommendationer.

– Det handlar om allt från att informera om att tidrapporten för den gångna veckan inte är gjord till att föreslå hälsokontroller för utvalda medarbetare.

Fler än hundra affärssystem har lanserats i Sverige sedan mitten av 1970-talet. Framtidens system har två saker gemensamt, enligt Jonas Andersson.

– Allt blir molnbaserat – och mobilt.